Vận Chuyển Hàng 1688: Đặt Bao Bì Về Kho HTX Thế Nào

Vận chuyển hàng 1688 về kho hợp tác xã nghe có vẻ đơn giản. Nhưng không phải đơn vị nào cũng làm suôn sẻ ngay từ lần đầu. Chúng tôi từng nghe một chị phụ trách kho ở Đồng Tháp kể chuyện đặt nhầm cả nghìn túi lưới sai kích cỡ. Chỉ vì đọc nhầm thông số trên gian hàng, cả lô hàng phải xếp kho chờ đổi. Bài viết này chúng tôi gom kinh nghiệm hỗ trợ hợp tác xã đặt bao bì số lượng lớn từ Trung Quốc. Mong bà con tham khảo trước khi bắt tay vào làm.

Bao bì, vật tư đóng gói là chi phí đáng kể trong hoạt động của mọi hợp tác xã nông sản

Ít ai để ý, nhưng khoản chi cho bao bì đóng gói chiếm tỷ trọng không nhỏ trong giá thành mỗi vụ. Túi lưới đựng trái cây, màng bọc PE quấn thùng, thùng carton đóng hàng đi xa — tất cả đều tiêu hao liên tục theo từng đợt xuất hàng. Với hợp tác xã quy mô vừa, mỗi tháng có thể cần vài chục nghìn túi lưới, chưa kể màng bọc và thùng carton đi kèm.

Chính vì tiêu hao lớn như vậy, đặt số lượng nhỏ lẻ theo kiểu mua đến đâu hết đến đó sẽ rất bị động. Có đợt cao điểm thu hoạch, đại lý trong nước hết hàng, hợp tác xã phải tạm ngưng đóng gói để chờ nguồn. Đặt số lượng lớn một lần, dùng dần trong vài tháng, giúp tránh được cảnh đứt hàng giữa mùa.

Đây cũng là lý do nhiều hợp tác xã tìm đến 1688 — một sàn thương mại điện tử bán buôn của Trung Quốc, nơi các xưởng sản xuất đăng bán trực tiếp không qua trung gian. Giá gốc tại xưởng thường rẻ hơn khá nhiều so với mua qua đại lý phân phối trong nước, vì không phải cộng thêm vài lớp lợi nhuận trung gian. Với đơn hàng vài tấn túi lưới hay thùng carton, chênh lệch giá này cộng dồn lại là con số không nhỏ.

Tự đặt hàng số lượng lớn từ 1688 gặp khó khăn với hợp tác xã chưa có kinh nghiệm

Nghe thì đơn giản: vào gian hàng, chọn mẫu, đặt số lượng lớn, chờ hàng về. Nhưng thực tế đặt hàng trên 1688 phát sinh khá nhiều vướng mắc. Nhất là với hợp tác xã lần đầu làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc.

Rào cản đầu tiên là ngôn ngữ. Gian hàng trên 1688 hầu hết viết bằng tiếng Trung, thông số kỹ thuật ghi theo cách gọi khác với Việt Nam. Một cuộn màng bọc ghi “0.03mm x 500mm x 3000m”, nếu đọc nhầm độ dày, cả lô hàng về có thể mỏng hơn hoặc dày hơn nhu cầu thực tế. Chúng tôi từng chứng kiến trường hợp đặt nhầm quy cách túi lưới: hàng về đúng số lượng nhưng sai cỡ, phải tìm cách xử lý lại từ đầu.

Rào cản thứ hai là thanh toán. Phần lớn nhà cung cấp trên 1688 chỉ nhận thanh toán qua cổng nội địa Trung Quốc, không hỗ trợ chuyển khoản trực tiếp từ Việt Nam. Muốn đặt hàng, hợp tác xã phải quy đổi tiền, thao tác qua vài lớp trung gian mới ra được đơn hàng hoàn chỉnh.

Ngay cả khi đặt được hàng đúng ý, khâu vận chuyển về kho cũng không đơn giản như mua hàng trong nước. Bao bì cồng kềnh, chiếm nhiều thể tích, cần đóng container hoặc thuê xe tải chở ghép phù hợp. Sau đó còn phải làm thủ tục thông quan — tức thủ tục hải quan để hàng được phép nhập vào Việt Nam — rồi mới vận chuyển nội địa về kho. Nếu không quen quy trình logistics dạng này, hợp tác xã dễ mất thời gian và phát sinh chi phí ngoài dự tính.

Muốn hình dung rõ hơn cách một đơn vị chuyên nghiệp xử lý những vướng mắc này, bà con có thể tham khảo thêm trước khi tự mình mày mò. Trước đây, một số nơi từng thử tự tìm hiểu cách đặt hàng trên Tmall.com để mua thiết bị nông nghiệp, và nhận ra khó khăn tương tự khi làm việc trực tiếp với sàn thương mại điện tử Trung Quốc: cùng vướng ở khâu chọn đúng hàng và vận chuyển về nước.

Vận chuyển hàng 1688 qua đơn vị hỗ trợ giúp HTX nhập bao bì thuận tiện hơn

Vì những vướng mắc kể trên, nhiều hợp tác xã chọn cách nhờ đơn vị trung gian đứng ra làm hộ. Đơn vị này thường gọi là bên order hàng Trung Quốc, hoặc bên vận chuyển hàng 1688, đóng vai trò cầu nối giữa hợp tác xã và nhà xưởng bên kia biên giới.

Công việc của họ khá rõ ràng. Họ nhận yêu cầu mẫu bao bì, làm việc với nhà cung cấp bằng tiếng Trung, đặt hàng đúng quy cách. Sau đó gom nhiều đơn nhỏ thành một lô lớn để tiết kiệm cước, rồi vận chuyển thẳng về kho hợp tác xã. Với đơn vị làm lâu năm, họ còn hỗ trợ kiểm tra hàng mẫu trước khi giao số lượng lớn, tránh tình trạng đặt nhầm mà bà con hay gặp phải.

Để dễ hình dung khác biệt, chúng tôi tóm tắt lại vài điểm giữa việc tự đặt hàng và đặt qua đơn vị hỗ trợ:

Khâu thực hiện	Tự đặt hàng trực tiếp	Đặt qua đơn vị hỗ trợ
Giao tiếp với xưởng	Cần biết tiếng Trung hoặc dùng công cụ dịch, dễ hiểu sai thông số kỹ thuật	Nhân viên bản địa làm việc trực tiếp, chốt mẫu rõ ràng trước khi lên đơn
Thanh toán	Tự tìm cách chuyển tiền qua cổng nội địa Trung Quốc	Thanh toán một lần bằng tiền Việt, đơn vị lo phần còn lại
Vận chuyển về kho	Tự tìm bên vận chuyển, tự làm thủ tục thông quan	Gom hàng, đóng container, giao tận kho hợp tác xã
Rủi ro sai quy cách	Khá cao nếu chưa quen đọc thông số trên gian hàng	Thấp hơn nhờ có người kiểm tra mẫu trước khi lên đơn lớn

Nhiều hợp tác xã xem việc giao khâu đặt hàng, vận chuyển bao bì cho đơn vị chuyên là một cách buông bớt việc không phải thế mạnh của mình. Cách nghĩ này khá giống xu hướng buông tay bớt vài khâu vận hành cho công cụ số mà nhiều hợp tác xã nông thôn đang áp dụng, chỉ khác là ở đây buông cho con người thay vì phần mềm.

Nếu hợp tác xã đang cần đặt bao bì, vật tư đóng gói nông sản số lượng lớn, có thể tham khảo vận chuyển hàng 1688 qua các đơn vị chuyên làm mảng này, thay vì tự mày mò từ đầu.

Nguồn cung bao bì ổn định giúp hợp tác xã chủ động hơn trong sản xuất

Đặt hàng một lần rồi thôi chưa phải là cách làm bền. Cái hay của việc nhập bao bì số lượng lớn là tạo được nguồn cung ổn định. Nhưng chỉ ổn định thật sự nếu hợp tác xã biết lên kế hoạch đặt hàng định kỳ.

Cách nhiều hợp tác xã đang làm khá đơn giản:

• Tính trước lịch mùa vụ, ước lượng lượng bao bì cần dùng mỗi tháng.
• Đặt hàng trước 4-6 tuần so với thời điểm cần dùng thực tế.
• Giữ liên lạc với một hoặc hai đầu mối quen, tránh đổi nhà cung cấp liên tục.

Khoảng thời gian đặt trước này đủ để hàng làm thủ tục, vận chuyển về kho, tránh cảnh nước đến chân mới nhảy. Vào mùa cao điểm thu hoạch, nếu chờ đặt hàng gấp mới đi tìm nguồn, rất dễ rơi vào cảnh giá cao hoặc không kịp hàng.

Một vài hợp tác xã còn linh hoạt hơn, đặt song song từ hai nguồn: một phần từ 1688, một phần từ các xưởng ở Quảng Châu — nơi tập trung nhiều nhà máy sản xuất bao bì quy mô lớn. Nếu quan tâm hướng đi này, bà con có thể xem chi tiết ở đây để biết thêm cách vận chuyển hàng từ khu vực này về Việt Nam.

Chủ động được nguồn vật tư đóng gói còn giúp hợp tác xã tính chi phí sát hơn, không bị động chạy theo giá thị trường từng đợt. Việc đặt hàng định kỳ, nếu lặp lại đều theo chu kỳ cố định, hoàn toàn có thể gọn nhẹ hơn thay vì mỗi lần lại làm thủ công từ đầu. Một số hợp tác xã đã áp dụng cách tự động hoá khâu nhận đơn để giảm bớt việc lặp đi lặp lại này, áp dụng được cả cho việc theo dõi lịch đặt bao bì định kỳ.

Câu hỏi thường gặp

Trước khi quyết định, nhiều hợp tác xã còn thắc mắc thêm vài điều cụ thể. Chúng tôi giải đáp ngắn gọn dưới đây.

Đặt bao bì số lượng lớn từ 1688 thì tối thiểu bao nhiêu mới được giá xưởng?

Mỗi xưởng quy định khác nhau, nhưng phổ biến là từ vài trăm đến vài nghìn sản phẩm mỗi mẫu mới áp giá bán buôn. Với túi lưới hay màng bọc PE, mức tối thiểu thường thấp hơn thùng carton in theo yêu cầu riêng. Hợp tác xã nên hỏi rõ mức tối thiểu trước khi chốt mẫu, tránh đặt thiếu số lượng mà vẫn phải trả giá lẻ.

Hàng bao bì từ 1688 về đến kho hợp tác xã mất bao lâu?

Thời gian thường dao động khoảng 7-15 ngày, tuỳ tuyến vận chuyển và thời điểm trong năm. Vào mùa cao điểm gần Tết, hàng hoá dồn ứ nhiều, thời gian có thể kéo dài hơn vài ngày so với bình thường. Hợp tác xã nên đặt sớm hơn dự tính, nhất là với đơn hàng cần dùng đúng thời điểm mùa vụ.

Chi phí vận chuyển bao bì từ 1688 tính theo cân nặng hay thể tích?

Với bao bì cồng kềnh như thùng carton hoặc màng bọc cuộn lớn, cước thường tính theo thể tích quy đổi thay vì cân nặng thực tế, vì hàng nhẹ nhưng chiếm nhiều chỗ. Đơn vị vận chuyển sẽ báo cụ thể cách tính này trước khi chốt đơn, hợp tác xã nên hỏi kỹ để so sánh giữa các báo giá.

Nếu hợp tác xã đang cân nhắc đặt lô bao bì đầu tiên từ 1688, cứ mạnh dạn hỏi kỹ vài đơn vị hỗ trợ trước khi chọn. Đừng ngại so sánh giá và cách làm việc của từng bên. Một lần chọn đúng đối tác, những lần đặt hàng sau sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.